Konsep "Plan - Do - Check - Act" dalam Majemen Kualiti

Konsep PDCA
       

Untuk mencapai "SASARAN" yang kita Inginkan (Organisasi / Perusahaan ) di dalam Organisasi / Divisi / Bagian Sekretariat Sistem atau Divisi Produksi dan Supporting kita sering mendengar ulasan ulasan
mengenai dari Management : Rencanakan - Kerjakan - Evaluasi - dan Tindaklanjuti. Sebenarnya apa ya ? untuk itu simak lasan berikut ya....

 

1.    P (Plan  =  Rencanakan)

Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.

Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan. Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.
Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan.
Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

 

2.    D (Do  = Kerjakan)

Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak..
Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala kecil (proyek uji coba).
Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.

 

3.    C (Check = Evaluasi)

Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.
Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.
Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas.
Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.

 

4.    A (Act  = Menindaklanjuti)Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.
Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti  mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan, merevisi proses yang sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada, mengkomunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan apabila diperlukan, mengembangkan rencana yang jelas, dan mendokumentasikan proyek. Selain itu, juga perlu memonitor perubahan dengan melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.

 

Demikian sedikit ulasan mengenai Konsep PDCA yang menjadi Roh dari Sistem ISO ini , semoga berrmanfaat.

 

      Terimakasih telah mengunjungi http://sertifikasiindustri.blogspot.com , untuk Masukan dan Pertanyaan dapat disampaikan pada admin dengan mengirimkan Email : uu_makhey@yahoo.com Salam Sertifikasi Industri !!!

STRUKTUR STANDARD ISO 9001

STRUKTUR STANDARD ISO 9001

Untuk lebih jelasnya berikut lihat kembali mengenai Struktur Standar ISO 9001

•   Pendahuluan
•   01. Umum

 

          Berisi tentang tujuan adopsi Sistem Manajemen Mutu dan konteks organisasi yang

          mempengaruhinya

•   02. Standard ISO Untuk Sistem Manajemen Mutu

          Berisi tentang sesi Standard yang ada dalam Sistem Majanemen Mutu, yaitu

          ISO 9000, ISO 9001 dan ISO 9004

•   03. Pendekatan Proses

          Menjelaskan tentang bagaimana pendekatan Proses itu diterapkan dan menjadi

          roh dari standard ini

•          04. Siklus Rencanakan-Lakukan-Periksa-Tindaki (P-D-C-A)
•   05. Pemikiran Berbasis Risiko
•   06. Kesesuaian dengan Standard Sistem Manajemen lainnya                                                     

 
 
 

                                             

 
 

 

 

Terimakasih telah mengunjungi http://sertifikasiindustri.blogspot.com , untuk Masukan dan Pertanyaan dapat disampaikan pada admin dengan mengirimkan Email : uu_makhey@yahoo.com Salam Sertifikasi Industri !!!

Perkembangan ISO 9001 dari waktu ke Waktu

Perkembangan ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu (SMM) / Quality Management System (QMS)

Bila ingin mempejari lebih Jauh mengenai ISO 9001  , saya Fikir tidak ada salahnya untuk mengetahui Informasi Dasar mengenai Perkembangan ISO.

Sejak ditetapkan pertama kali pada tahun 1987, ISO 9000 telah mengalami perubahan sebagai berikut :

•       Terbit pertama kali pada tahun 1987 dengan penomoran sbb:

       - ISO 9001 : Disain, produksi, instalasi dan Pelayanan ( 20 elemen )

       - ISO 9002 : Produksi dan Instalasi ( 18 elemen )

       - ISO 9003 : Inspeksi dan Tes ( 12 elemen )

 

ISO 9001 telah mengalami beberapa Revisi , berikut uraiannya :

•       Revisi pertama tahun 1994 dengan penomoran yang sama namun sedikit terjadi perubahan pada ISO 9002 dan ISO 9003, yaitu :

        - ISO 9001 : Disain, produksi, Instalasi dan Pelayanan ( 20 elemen )

        - ISO 9002 : Produksi, Instalasi dan Pelayanan (19 elemen )

        - ISO 9003 : Inspeksi dan Tes (16 elemen )

Seperti yang kita ketahui saat ini , bahwa ISO 9001 telah mengalami perkembangan yang sangat pesat , selain memberikan pengaruh yang positif juga memberikan Kontribusi terhadap Lingkungan khususnya CSR.

•       Revisi Kedua tahun 2000 dengan Standard ISO 9001:2000

•       Revisi Ketiga tahun 2008 dengan Standard ISO 9001:2008

Bagaimana , apakah sudah ada gambaran mengenai perkembangan ISO 9001 atau Sistem Manajemen Mutu ?

Sebagai Acuan :

•       Mengingat bahwa Standard ISO 9001:2015 ini masih bersifat draft yang kemungkinannya masih mengalami perubahan, namun yang pasti adalah bahwa perubahan tersebut diakibatkan oleh diadopsinya Annex SL (sebelumnya dikenal sebagai ISO Guide 83) kedalam ISO 9001:2015

•       Perubahan ini diyakini akan membawa dampak yang signifikan baik terhadap mutu maupun pelaksanaan audit yang profesional

•       Dengan menyadari perubahan ini, maka organisasi dan individu mulai mengembangkan strategi perpindahan ini

•       Tahapan DIS ini berjalan dari 12 Mei 2014, dan berakhir pada tanggal 12 Oktober 2014 dan selanjutnya memasuki tahapan FDIS sampai ditetapkan menjadi Standard ISO 9001:2015 pada bulan September 2015

 

Salam ISO , Salam Industri ..

 

 

Persyaratan Umum Manajemen Mutu

Persyaratan Umum
Organisasi harus menyusun, menuliskan, menerapkan dan memelihara suatu Sistem Menejemen Mutu dan terus-menerus mengupayakan efektifitasnya dan peningkatanya sesuai dengan Standar Internasional ini.
Organisasi haru :      
    
a.    Mengidentifikasi menentukan proses-proses yang diperlukan untuk sistem menejemen mutu dan aplikasinya di seluruh bagian organisasi (lihat 1.2)
b.    Menentukan  urutan dan interaksi proses-proses tersebut
c.    Menentukan kriteria dan metode-metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa kegiatan pelaksanaan dan pengawasan terhadap proses-proses tersebut telah efektif.
d.    Memastikan ketersediaan sumber daya (manusia & fasilitas) dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung penerapan dan pengawasan proses-proses tersebut
e.    Memantau, mengukur apabila memungkinkan, dan menganalisa proses-proses tersebut
f.    Mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan peningkatan berkelanjutan terhadap proses-proses tersebut

Ruang Lingkup ISO

Ruang lingkup
1.1.    Umum
Standar internasional ini merincikan persyaratan – persyaratan Sistem manajemen Mutu dimana organisasi bermaksud untuk:
a.    Membuktikan kemampuannya secara konsisten dalam pemenuhan produk sesuai dengan persyaratan pelanggan dan undang-undang yang berlaku.
b.    Meraih kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk proses – proses yang diperlukan untuk peningkatan kinerja secara berkesinambungan dan jaminan terhadap kesesuaian persyaratan pelanggan dan undang – undang yang berlaku.

8 PRINSIP MANAJEMEN ISO 9001

Seperti dijelaskan bahwa ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih
mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan
sehingga hamper semua jenis usaha bisa mengimplementasi system management
mutu ISO 9001 ini.
System ISO 9001:2008 focus pada effectifitas proses continual improvement dengan
pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan
perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan
evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan
monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi
di organisasi.
Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini,
maka ditetapkanlah Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk
mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus
utama yaitu effectivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud
adalah :
1) Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system sematamata
untuk memuaskan customer.
2) Leadership : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawal
implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu
komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap
elemen organisasi
3) Keterlibatan semua orang : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern
dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masingmasing,
bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan
yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berqualitas, pada fungsinya
sebagai office boy.
4) Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses
yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu
bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena
pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak
pada hilangnya kepercayaan pelanggan
5) Pendekatan System ke Management : Implementasi system mengedepankan
pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar
menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, continual
improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki
cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan
improvement untuk menghilangkan potensi masalah.
6) Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008
7) Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan
dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada
data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO
9001:2008
8) Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Supplier bukanlah
Pembantu, tetapi mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola
hubungan saling menguntungkan.
Dengan 8 pilar ini diharapkan pelaksanaan ISO 99001:2008 benar-benar menjadi sangat
productive dan effective untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai
target-target yang telah ditetapkan.
Refference :
1. ISO 9001:2008 Awareness & Implementation, SGS, March 2009
2. ISO 9001:2008 an International Standard for Quality Management System
3. Nurul Diana Novania, Modul Kuliah Pengendalian Mutu, Universitas Mercu Buana

Sejarah Pembentukan ISO

ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari
singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal
dari International Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan
standard international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality
Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS”
adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system
manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. Pertanyaan berikut yang muncul,
apakah ISO sering mengalami revisi ? jawabnya : YA. Seiring perkembangan zaman
dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan
akan pengelolaan system manajemen mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk
diterapkan pada berbagai scope industry yang semakin hari semakin beragam. Versi
2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu.
Organisasi pengelola standard international ini adalah International Organization for
Standardization yang bermarkas di Geneva – Swiss, didirikan pada 23 February 1947,
kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh
badan standardisasi nasional (Indonesia diwakili oleh KAN)
Marilah kita setback sebentar pada bagaimana sejarah ISO 9001 ada hingga revisi
terakhir tahun 2008 Sejarah ISO dimulai dari dunia militer sejak masa perang dunia II. Pada tahun 1943,pasukan inggris membutuhkan sekali banyak amunisi untuk perang sehingga untuk kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali supplier. Sebagai konsekuensinya, maka demi
kebutuhan standarisasi kualitas, mereka merasa perlu untuk menetapkan standar
seleksi supplier. Selanjutnya, 20 tahun kemudian perkembangan standarisasi ini menjadi
semakin dibutuhkan hingga pada tahun 1963, departemen pertahanan Amerika
mengeluarkan standar untuk kebutuhan militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari
MIL-STD series. Kemudian standar ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied
Quality Assurance Publication-1) dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN 05-
8.Seiring dengan kebutuhan implementasi yang semakin kompleks, maka DEF/STAN 05-8
dikembangkan menjadi BS-5750 pada tahun 1979.Atas usulan American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun
1987 melalui International Organization for Standardization, standard BS-5750 diadopsi
sebagai sebuah international standard yang kemudian dinamai ISO 9000:1987. Ada 3
versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang menekankan pada aspek
Quality Assurance, aspek QA and Production dan Quality Assurance for Testing.
Concern utamanya adalah inspection product di akhir sebuah proses (dikenal
dengan final inspection) dan kepatuhan pada aturan system procedure yang harus
dipenuhi secara menyeluruh.
Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan guaranty quality
bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih jauh ditekankan perlunya proses
preventive action untuk menghindari kesalahan pada proses yang menyebabkan
ketidak sesuaian pada produk. Namun demikian versi 1994 ini masih menganut system
procedure yang kaku dan cenderung document centre dibanding kebutuhan
organisasi yang disesuaikan dengan proses internal organisasi. Pada ISO 9000:1994
dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang design, 9002 tentang proses produksi, dan 9003
tentang services.
Versi 1994 lebih fokus pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada
organisasi bisnis kecil karena banyaknya procedure yang harus dipenuhi (sedikitnya
ada 20 klausa yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi procedure organisasi).
Karena ketebatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas
standard yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan
penggabungan dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi 1994.Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses
business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa
mengimplementasi system ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses
bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi
harus memertakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam quality
manual perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 procedure
yang harus terdokumentasi, yaitu procedure control of document, control of record,Control of Non conforming Product, Internal Audit, Corrective Action, dan Preventive
Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis manapun.
Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas
revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara significant
lebih menekankan pada effectivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi
tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventive
action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action
yang dilakukan harus secara effective berdampak positif pada perubahan proses
yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing
menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.